1. Palvelun kuvaus1. Description of Services
NexiVirta tarjoaa kirjanpitoa, arvonlisäveroilmoitusten laatimista ja toimittamista, digitaalista ajopäiväkirjaa, talousraportointia, laskutusta sekä henkilökohtaista neuvontaa. Palveluiden tarkka sisältö sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa palvelun aloituksen yhteydessä. NexiVirta provides bookkeeping, preparation and filing of VAT returns, a digital driving logbook, financial reporting, invoicing, and personal advice. The exact scope of services is agreed together with the client when the service begins.
2. Asiakkaan vastuut2. Client Responsibilities
Jotta voimme hoitaa kirjanpitosi oikein ja ajallaan, sitoudut: So that we can keep your books accurate and on time, you agree to:
- toimittamaan kuitit, laskut ja muut tositteet täydellisinä ja ajallaan;provide receipts, invoices and other supporting documents completely and on time;
- antamaan oikeat ja ajantasaiset tiedot yritystoiminnastasi;give accurate and up-to-date information about your business;
- ilmoittamaan olennaisista muutoksista, jotka voivat vaikuttaa kirjanpitoon tai verotukseen.notify us of material changes that may affect your bookkeeping or taxation.
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen. Kirjanpitolain mukaan vastuu kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on aina kirjanpitovelvollisella eli asiakkaalla itsellään: tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto vähintään kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, sekä tilinpäätökset, kirjanpidot ja tililuettelot vähintään kymmenen (10) vuotta tilikauden päättymisestä. Retention of accounting records. Under the Finnish Accounting Act, responsibility for retaining accounting records always remains with the client as the party under the bookkeeping obligation: vouchers and business correspondence for at least six (6) years from the end of the calendar year in which the financial year ended, and financial statements, ledgers and the chart of accounts for at least ten (10) years from the end of the financial year.
NexiVirran asiakasportaali on kirjanpidon tuottamisen työväline, ei lakisääteinen arkisto. Emme vastaa asiakkaan aineiston pysyvästä arkistoinnista, ellei siitä ole erikseen kirjallisesti sovittu. Mikäli haluat, että hoidamme pitkäaikaisarkistoinnin puolestasi, se on saatavilla erikseen sovittavana lisäpalveluna lisämaksusta — hinta ja sisältö sovitaan aina etukäteen ennen palvelun aloittamista. The NexiVirta client portal is a tool for producing the bookkeeping — it is not a statutory archive. We are not responsible for the long-term archiving of the client's records unless this has been separately agreed in writing. If you would like us to handle long-term archiving on your behalf, it is available as a separately agreed additional service for an additional charge — the price and scope are always agreed in advance before the service begins.
3. Hinnoittelu ja maksut3. Fees and Payment
Palvelumme veloitetaan kiinteällä kuukausihinnalla, joka alkaa 30 €/kk (sis. ALV). Hinta sovitaan ennen palvelun aloitusta, eikä siihen sisälly piilokuluja tai tuntilaskutusta. Laskut lähetetään kuukausittain ja ne maksetaan laskussa mainittuun eräpäivään mennessä. Mahdollisista hinnanmuutoksista ilmoitamme hyvissä ajoin etukäteen. Our services are charged at a fixed monthly fee, starting from €30/month (incl. VAT). The price is agreed before the service begins and includes no hidden costs or hourly billing. Invoices are issued monthly and are payable by the due date stated on each invoice. We will give you advance notice of any change in pricing.
Hinnanmuutoksista ilmoitetaan vähintään kolmekymmentä (30) päivää etukäteen sähköpostitse tai asiakasportaalissa. Palvelun käytön jatkaminen muutoksen voimaantulon jälkeen katsotaan uuden hinnan hyväksymiseksi; halutessaan asiakas voi irtisanoa palvelun ennen muutoksen voimaantuloa (sopimus on voimassa kuukauden kerrallaan, ilman irtisanomisaikaa). Price changes are notified at least thirty (30) days in advance by email or in the client portal. Continued use of the service after a change takes effect constitutes acceptance of the new price; alternatively, the client may cancel before the change takes effect (the agreement runs month to month, with no notice period).
4. Sopimuksen kesto ja irtisanominen4. Term and Cancellation
Palvelu jatkuu kuukausi kerrallaan. Ei sitovia sopimuksia eikä irtisanomisaikoja — voit lopettaa palvelun milloin tahansa. Irtisanomisen yhteydessä luovutamme sinulle kirjanpitoaineistosi lainsäädännön edellyttämällä tavalla. The service continues on a month-to-month basis. There are no binding contracts and no notice periods — you may cancel at any time. On cancellation, we will hand over your accounting records to you as required by law.
Meillä on oikeus irtisanoa sopimus kolmenkymmenen (30) päivän irtisanomisajalla sekä päättää se välittömästi, jos laskuja on maksamatta maksumuistutuksesta huolimatta, asiakas rikkoo olennaisesti näitä ehtoja tai palvelua käytetään väärin. We may terminate the agreement with thirty (30) days' notice, and with immediate effect if invoices remain unpaid despite a reminder, the client materially breaches these terms, or the service is misused.
Sopimuksen päättyessä asiakkaan tulee ladata aineistonsa portaalista kuudenkymmenen (60) päivän kuluessa. Tämän jälkeen voimme sulkea tilin ja poistaa aineiston tietosuojakäytäntömme mukaisesti, ellei erillisestä arkistointipalvelusta ole sovittu. Lakisääteinen säilytysvastuu (kohta 2) säilyy asiakkaalla myös sopimuksen päättymisen jälkeen. On termination, the client must download their records from the portal within sixty (60) days. After this we may close the account and delete the records in accordance with our privacy practices, unless a separate archiving service has been agreed. The statutory retention duty (section 2) remains with the client also after the agreement ends.
5. Luottamuksellisuus5. Confidentiality
Käsittelemme kaikkia asiakastietoja ja taloudellisia asiakirjoja ehdottoman luottamuksellisesti. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin lain edellyttämissä tilanteissa tai sinun nimenomaisella suostumuksellasi. We treat all client information and financial documents in strict confidence. Information is not disclosed to third parties except where required by law or with your explicit consent.
6. Tietosuoja6. Data Protection
Henkilötietojen käsittelyä kuvataan tarkemmin tietosuojaselosteessamme. Käsittelemme henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. The processing of personal data is described in more detail in our Privacy Policy. We process personal data in accordance with applicable data protection law and the EU General Data Protection Regulation (GDPR).
7. Tietojen oikeellisuus7. Accuracy and Reliance on Information
Kirjanpito ja veroilmoitukset perustuvat sinun toimittamiisi tietoihin ja tositteisiin. Emme voi vastata virheistä, jotka johtuvat puutteellisista, virheellisistä tai myöhässä toimitetuista tiedoista. Bookkeeping and tax filings are based on the information and documents you provide. We cannot be responsible for errors arising from incomplete, inaccurate, or late information.
8. Vastuunrajoitus8. Limitation of Liability
Hoidamme palvelumme huolellisesti ja ammattitaidolla. Vastuumme rajoittuu välittömiin vahinkoihin, ja enimmäismäärä vastaa kyseisestä palvelusta maksettuja maksuja. Emme vastaa välillisistä vahingoista. Tämä rajoitus ei koske vahinkoja, jotka aiheutuvat törkeästä huolimattomuudesta tai tahallisuudesta. We perform our services with due care and professional skill. Our liability is limited to direct damages, capped at the fees paid for the service in question. We are not liable for indirect or consequential damages. This limitation does not apply to damages caused by gross negligence or wilful misconduct.
Vahingonkorvausvaatimus on esitettävä kirjallisesti ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluessa siitä, kun vahinko havaittiin tai se olisi pitänyt havaita, kuitenkin viimeistään kahdentoista (12) kuukauden kuluessa kyseisen palvelun suorittamisesta. Vastuumme edellyttää lisäksi, että asiakas on toimittanut aineiston ja tiedot oikeellisina ja ajallaan (kohta 2). Any claim for damages must be made in writing without undue delay and no later than six (6) months from when the damage was discovered or should have been discovered, and in any event no later than twelve (12) months from the performance of the service in question. Our liability further requires that the client has provided materials and information accurately and on time (section 2).
Korvausvelvollisuutemme enimmäismäärä on kaikissa tapauksissa enintään asiakkaan vahinkotapahtumaa edeltäneiden kolmen (3) kuukauden aikana maksamien palvelumaksujen yhteismäärä. Emme vastaa vahingoista, jotka johtuvat siitä, että asiakas on toimittanut aineiston myöhässä, puutteellisena tai virheellisenä, eikä viranomaisen määräämistä koroista tai seuraamusmaksuista, jotka aiheutuvat asiakkaan omasta menettelystä. Emme myöskään vastaa ylivoimaisesta esteestä (force majeure) johtuvista viivästyksistä tai vahingoista. In all cases, our maximum aggregate liability is limited to the total service fees paid by the client during the three (3) months preceding the event giving rise to the claim. We are not liable for damages resulting from the client delivering materials late, incompletely or incorrectly, nor for interest or penalty charges imposed by authorities that result from the client's own conduct. We are likewise not liable for delays or damages caused by events beyond our reasonable control (force majeure).
Asiakkaan tulee tarkastaa toimitetut raportit ja kirjaukset. Mahdolliset huomautukset on esitettävä neljäntoista (14) päivän kuluessa raportin toimittamisesta; muutoin raportti katsotaan hyväksytyksi. The client must review the reports and bookings delivered to them. Any objections must be raised within fourteen (14) days of delivery of the report; otherwise the report is deemed accepted.
9. Immateriaalioikeudet9. Intellectual Property
Nexivirta-portaali, sen työkalut ja toimintatavat ovat NexiVirran omaisuutta. Oma kirjanpitoaineistosi ja taloudelliset tietosi pysyvät sinun omaisuutenasi. The Nexivirta portal, its tools and methodology are the property of NexiVirta. Your own accounting records and financial data remain your property.
10. Sovellettava laki ja erimielisyydet10. Governing Law and Disputes
Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia. Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti neuvottelemalla. Mikäli sovintoon ei päästä, riidat ratkaistaan toimivaltaisessa suomalaisessa tuomioistuimessa. These terms are governed by the laws of Finland. We aim to resolve any disagreements primarily through negotiation. If no settlement is reached, disputes will be resolved by the competent Finnish court.
11. Ehtojen muutokset11. Changes to These Terms
Voimme päivittää näitä ehtoja tarvittaessa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme asiakkaillemme hyvissä ajoin. Voimassa oleva versio on aina saatavilla tällä sivulla. We may update these terms when needed. We will notify our clients of material changes in good time. The current version is always available on this page.
12. Yhteystiedot12. Contact
NexiVirta · Espoo, Suomi · Y-tunnus 3600068-6
Sähköposti: contact@nexivirta.fi · WhatsApp: +358 44 960 9231
NexiVirta · Espoo, Finland · Business ID 3600068-6
Email: contact@nexivirta.fi · WhatsApp: +358 44 960 9231