1. Rekisterinpitäjä1. Data Controller
NexiVirta on henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä. Jos sinulla on kysyttävää tästä selosteesta tai tietojesi käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä osoitteessa contact@nexivirta.fi.
NexiVirta
Espoo, Suomi
Y-tunnus: 3600068-6
Sähköposti: contact@nexivirta.fi
NexiVirta is the controller responsible for your personal data. If you have any questions about this policy or how your data is handled, you can reach us at contact@nexivirta.fi.
NexiVirta
Espoo, Finland
Business ID (Y-tunnus): 3600068-6
Email: contact@nexivirta.fi
2. Keräämämme tiedot2. Information We Collect
Tarjotaksemme kirjanpito- ja ajopäiväkirjapalvelumme keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
• Tilitiedot: sähköpostiosoitteesi, jota käytetään tunnistautumiseen ja yhteydenpitoon.
• Taloudelliset asiakirjat: NexiVirta-portaaliin lataamasi kuitit, laskut ja tositteet.
• Kamera ja media: luvallasi pääsy laitteesi kameraan ja kuvakirjastoon, jotta voit ottaa ja ladata kuvia kuiteista, laskuista ja ajoneuvosi matkamittarista automaattista tietojen syöttöä (OCR-tekstintunnistus) varten.
• Sijaintitiedot: jos käytät automaattista ajopäiväkirjaa, laitteesi tarkka sijainti, joka kerätään kohdassa 4 kuvatulla tavalla.
Keräämme vain palvelun tuottamiseen tarvittavat tiedot. Emme käytä tietojasi ulkoiseen markkinointiin emmekä myy niitä — katso kohta 6.
To provide our accounting and mileage-tracking services, we collect and process the following personal data:
• Account information: your email address, used to authenticate you and to communicate with you.
• Financial documents: receipts, invoices and vouchers you upload to the NexiVirta portal.
• Camera & media: with your permission, access to your device's camera and photo library so you can capture and upload images of receipts, invoices and your vehicle's odometer for automated data entry (OCR).
• Location data: if you use the automatic driving log, your device's precise location, collected as described in Section 4.
We collect only what is needed to deliver the service. We do not use your data for external marketing, and we do not sell it — see Section 6.
3. Paikallinen tallennus ja evästeet3. Local Storage and Cookies
Käytämme selaimen paikallista tallennusta, joka toimii samalla tavalla kuin evästeet, tarjotaksemme saumattoman käyttökokemuksen. Käytämme tätä teknologiaa yksinomaan:
• Autentikointiin (välttämätön): pitääksemme sinut turvallisesti kirjautuneena sisään.
• Asetuksiin (välttämätön): muistaaksemme käyttöliittymän kielivalintasi (suomi tai englanti).
Emme käytä kolmannen osapuolen seuranta-, analytiikka- tai markkinointievästeitä emmekä profiloi käyttäytymistäsi. Koska emme aseta muita kuin välttämättömiä evästeitä, erillistä evästesuostumusikkunaa ei tarvita.
Selvyyden vuoksi: sivustomme lataa kaikki resurssinsa — mukaan lukien kirjasintyypit — omilta palvelimiltamme. Selaimesi ei ota yhteyttä ulkopuolisiin palveluihin sivua ladatessaan.
We use browser local storage, which functions similarly to cookies, to provide a seamless user experience. We use this technology exclusively for:
• Authentication (strictly necessary): to securely keep you logged into the portal across sessions.
• Preferences (strictly necessary): to remember your interface language selection (Finnish or English).
We do not use any third-party tracking, analytical or marketing cookies, and we do not profile your behaviour. Because we set no cookies beyond the strictly necessary ones, a cookie consent banner is not required.
For transparency: our site loads all of its resources — including its typefaces — from our own servers. Your browser does not contact any external service in order to display a page.
4. Sijaintitiedot (ajopäiväkirja)4. Location Data (Driving Log)
Jos käytät automaattista ajopäiväkirjaa, NexiVirta-sovellus kerää laitteesi tarkan sijainnin tallentaakseen ajamasi kilometrit Vero-yhteensopivaan ajopäiväkirjaasi. Nimenomaisella suostumuksellasi tämä sisältää sijainnin keräämisen taustalla — myös silloin, kun sovellus on suljettuna tai ei käytössä — jotta matka voidaan tallentaa automaattisesti ajaessasi. Sijaintia kerätään vain aktiivisen vuoron tai matkan aikana, ja seurannan ollessa käynnissä laitteellasi näkyy jatkuva ilmoitus. Tietoja käytetään ainoastaan matkan pituuden laskemiseen ja ajopäiväkirjan tuottamiseen; niitä ei koskaan myydä eikä käytetä mainontaan. Voit poistaa automaattisen seurannan käytöstä milloin tahansa sovelluksessa (Ajopäiväkirja → Automaattinen seuranta), ja voit vaihtoehtoisesti syöttää kilometrit manuaalisesti. If you use the automatic driving-log feature, the NexiVirta app collects your device's precise location to record the kilometres you drive for your Vero-compliant mileage log. With your explicit consent, this includes location collected in the background — while the app is closed or not in use — so a trip can be recorded automatically as you drive. Location is collected only during an active shift or trip, and a persistent notification is shown on your device whenever tracking is active. This data is used solely to calculate trip distances and produce your driving log; it is never sold or used for advertising. You can turn automatic tracking off at any time in the app (Car Logs → Automatic tracking), and you may enter your kilometres manually instead.
5. Miten käytämme tietojasi5. How We Use Your Data
Käsittelemme tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
• Kirjanpito ja raportointi: kirjanpitoasiakirjojesi (kuitit ja laskut) tallentamiseen ja hallintaan sekä taloudellisten tietojesi tuottamiseen.
• Ajopäiväkirjat: Vero-yhteensopivien ajo- ja kilometripäiväkirjojesi ylläpitoon.
• Tunnistautuminen ja turvallisuus: henkilöllisyytesi varmistamiseen ja tilisi turvaamiseen.
• Lakisääteiset velvoitteet: suomalaisten kirjanpito- ja verovelvoitteidemme täyttämiseen.
Osa käsittelystä on automatisoitua, esimerkiksi tositteen tietojen lukeminen, jotta niitä ei tarvitse syöttää käsin. Kirjanpitosi laaditaan ammattimaisessa valvonnassa.
We process your information for the following purposes:
• Bookkeeping & reporting: to store and manage your accounting documents (receipts and invoices) and produce your financial records.
• Driving logs: to maintain your Vero-compliant driving and mileage logs.
• Authentication & security: to verify your identity and keep your account secure.
• Legal compliance: to meet our Finnish accounting and tax obligations.
Parts of this processing are automated — for example reading the details from a voucher so they do not have to be entered by hand. Your bookkeeping is prepared under professional supervision.
6. Tietojen jakaminen ja kolmannet osapuolet6. Data Sharing and Third Parties
• Emme myy tietoja: emme myy, vuokraa tai vaihda henkilötietojasi tai sijaintihistoriaasi kolmansille osapuolille markkinointi- tai mainostarkoituksiin.
• Käyttämämme palveluntarjoajat. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia palvelun tuottamiseen. Kukin käsittelee tietoja vain meidän lukuumme ja ohjeidemme mukaisesti, eivätkä ne saa käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa:
Palvelininfrastruktuuri — verkkosivujen ja asiakasportaalin ylläpito, tietokanta ja varmuuskopiot. Käsiteltävät tiedot: kaikki portaalin tiedot. Sijainti: EU.
Asiakirjojen automaattinen käsittely — lataamiesi kuittien ja laskujen lukeminen, jotta päivämäärät, summat ja arvonlisävero saadaan poimittua ilman käsin syöttämistä. Käsiteltävät tiedot: lataamasi asiakirja sekä yrityksesi tilikartta ja verotustiedot taustatietona. Aineistoa ei käytetä palveluntarjoajan omiin tarkoituksiin. Sijainti: EU.
Sähköpostin välitys — palveluviestit, laskut ja muistutukset. Sijainti: EU.
Maksunvälitys — korttimaksut. Ei tällä hetkellä käytössä: ominaisuus on rakennettu mutta ei aktivoitu, eikä maksunvälittäjälle siirry tietoja. Päivitämme tämän selosteen ennen käyttöönottoa.
PRH / Verohallinto (YTJ) — y-tunnusten haku julkisesta yritysrekisteristä. Sijainti: Suomi.
• Missä tietojasi käsitellään: kaikki kirjanpitoaineistosi — lataamasi asiakirjat, tilitapahtumat, ajopäiväkirjat ja varmuuskopiot — säilytetään ja käsitellään kokonaan EU:n alueella sijaitsevilla palvelimilla, myös silloin kun käsittely on automaattista.
• Ainoa poikkeus: jos valitset kirjautumisen ulkopuolisella tilillä, sähköpostiosoitteesi välittyy kyseiselle palveluntarjoajalle. Tähän ei liity kirjanpitoaineistoasi. Jos tällainen siirto suuntautuu ETA:n ulkopuolelle, se perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin ja/tai EU:n ja Yhdysvaltain väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework).
• Lakisääteiset vaatimukset: voimme luovuttaa tietoja, jos Suomen laki tai toimivaltainen viranomainen sitä edellyttää.
Voit pyytää meiltä milloin tahansa ajantasaisen luettelon käyttämistämme palveluntarjoajista osoitteesta contact@nexivirta.fi.
• No sale of data: we do not sell, rent or trade your personal data or location history to third parties for marketing or advertising.
• The service providers we use. We rely on the following providers to run the service. Each processes data only on our behalf and on our instructions, and none may use your data for their own purposes:
Server infrastructure — hosting for the website and client portal, the database and backups. Data processed: all portal data. Location: EU.
Automated document processing — reads the receipts and invoices you upload so that dates, amounts and VAT can be captured without manual typing. Data processed: the document you upload, plus your chart of accounts and tax details as context. The material is not used for the provider's own purposes. Location: EU.
Email delivery — service messages, invoices and reminders. Location: EU.
Payment processing — card payments. Not currently in use: the feature is built but not activated, and no data is sent to the payment provider. We will update this policy before enabling it.
PRH / Finnish Tax Administration (YTJ) — business ID lookups against the public company register. Location: Finland.
• Where your data is processed: all of your accounting material — the documents you upload, your transactions, driving logs and backups — is stored and processed entirely on servers located within the EU, including where that processing is automated.
• The only exception: if you choose to sign in using an external account, your email address is shared with that provider. This does not involve your accounting material. Where such a transfer goes outside the EEA, it relies on the European Commission's standard contractual clauses and/or the EU–U.S. Data Privacy Framework.
• Legal requirements: we may disclose information where required to do so by Finnish law or by a competent authority.
You may request an up-to-date list of the service providers we use at any time from contact@nexivirta.fi.
7. Tietoturva7. Data Security
Kaikki ladatut tiedostot ja asiakastiedot tallennetaan turvallisesti. Käytämme salattuja yhteyksiä (HTTPS) ja turvallisia palvelinympäristöjä suojataksemme tietojasi luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta. All uploaded files and client data are stored securely. We use encrypted connections (HTTPS) and secure server environments to protect your information from unauthorized access or disclosure.
8. Tietojen säilyttäminen (kirjanpitolaki)8. Data Retention (Finnish Accounting Act)
Rekisteröitynä suomalaisena kirjanpitopalveluna meidän on kirjanpitolain nojalla säilytettävä kirjanpitoaineisto — laskut, kuitit ja tositteet — lakisääteisen ajan, joka on tällä hetkellä kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Muut henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita palvelun tuottamiseen. As a registered Finnish bookkeeping service, we are legally required under the Finnish Accounting Act (Kirjanpitolaki) to retain accounting records — invoices, receipts and vouchers — for the statutory period, currently six (6) years from the end of the year in which the financial period ended. Non-essential personal data is deleted once it is no longer needed to provide the service.
9. Oikeutesi ja tietojen poisto9. Your Rights and Data Deletion
Sinulla on tietosuoja-asetuksen (GDPR) nojalla seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy tietoihin (art. 15): saat pyynnöstä jäljennöksen kaikista sinua koskevista henkilötiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (art. 16): voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista. Voit muokata useimpia tietojasi itse portaalissa.
• Oikeus tietojen poistamiseen (art. 17): voit pyytää tietojesi poistamista. Tämä oikeus väistyy siltä osin kuin kirjanpitolaki velvoittaa meitä säilyttämään aineiston (kohta 8).
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (art. 18): voit pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun kiistät tietojen paikkansapitävyyden.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (art. 20): saat pyynnöstä antamasi tiedot koneluettavassa muodossa.
• Vastustamisoikeus (art. 21): voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
• Oikeus peruuttaa suostumus (art. 7): jos käsittely perustuu suostumukseen — esimerkiksi ajopäiväkirjan sijaintiseuranta — voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen.
Automaattinen päätöksenteko: emme tee sinua koskevia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi, pelkän automaattisen käsittelyn perusteella. Osa kirjanpidon työvaiheista on automatisoitu tehokkuuden vuoksi, ja voit aina pyytää meitä tarkistamaan yksittäisen kirjauksen.
Näin käytät oikeuksiasi:
• Poisto sovelluksessa: voit poistaa tilisi suoraan sovelluksessa (Oma profiili → Poista tili).
• Poisto verkossa: nexivirta.fi/delete-account.
• Muut pyynnöt: lähetä sähköpostia osoitteeseen contact@nexivirta.fi. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Pyynnöt ovat maksuttomia.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: jos katsot, että käsittelemme henkilötietojasi tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit tehdä valituksen Suomen valvontaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi
Toivomme, että otat ensin yhteyttä meihin, jotta voimme selvittää asian.
Under the GDPR you have the following rights:
• Right of access (Art. 15): on request, you can obtain a copy of all personal data we hold about you.
• Right to rectification (Art. 16): you can ask us to correct inaccurate or incomplete data. You can edit most of your details yourself in the portal.
• Right to erasure (Art. 17): you can ask us to delete your data. This right yields to the extent the Finnish Accounting Act obliges us to retain records (Section 8).
• Right to restriction of processing (Art. 18): you can ask us to restrict processing, for example while you contest the accuracy of the data.
• Right to data portability (Art. 20): on request, you can receive the data you provided in a machine-readable format.
• Right to object (Art. 21): you can object to processing on grounds relating to your particular situation.
• Right to withdraw consent (Art. 7): where processing is based on consent — for example driving-log location tracking — you may withdraw it at any time. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out beforehand.
Automated decision-making: we do not make decisions about you that produce legal effects, or similarly significantly affect you, based solely on automated processing. Some bookkeeping steps are automated for efficiency, and you can always ask us to review an individual entry.
How to exercise your rights:
• In-app deletion: delete your account directly in the app (My profile → Delete account).
• Web deletion: nexivirta.fi/delete-account.
• All other requests: email contact@nexivirta.fi. We will respond within one month of receiving your request. Requests are free of charge.
Right to lodge a complaint with a supervisory authority: if you believe we are processing your personal data unlawfully, you may lodge a complaint with the Finnish supervisory authority:
Office of the Data Protection Ombudsman (Tietosuojavaltuutetun toimisto)
P.O. Box 800, FI-00531 Helsinki, Finland
Telephone: +358 29 566 6700
Email: tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi
We would appreciate the chance to address your concern directly first.
10. Muutokset tähän selosteeseen10. Changes to This Policy
Voimme päivittää tätä selostetta ajoittain. Julkaisemme päivitetyn selosteen tällä sivulla ja sovelluksessa sekä päivitämme yllä olevan "Päivitetty"-päivämäärän. Merkittävistä muutoksista tiedotamme tarvittaessa. We may update this policy from time to time. We will post the updated policy on this page and in the app and revise the "Last updated" date above. We will communicate significant changes where appropriate.